Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet d'informer toute personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre de l'utilisation du site internet https://dotops.fr, de la plateforme logicielle DOTOPS ainsi que des services associés, sur les conditions dans lesquelles ces traitements sont réalisés.

HC SOFT attache une importance particulière à la protection des données personnelles et s'engage à traiter celles-ci dans le respect :

• du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») ;
• de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés » ;
• des recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

La présente Politique complète les Conditions Générales de Vente (CGV), les Conditions Générales d'Utilisation (CGU) lorsqu'elles sont applicables, ainsi que l'Accord de Sous-traitance des Données (« Data Processing Agreement » ou DPA).

ARTICLE 1 – IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Les traitements de données personnelles réalisés pour les besoins propres de DOTOPS sont effectués par :

HC SOFT

Société par Actions Simplifiée (SAS)

Capital social : 5 000 €

Siège social :

520 chemin du Voisinet

71850 Charnay-lès-Mâcon – France

SIREN : 102 544 798

TVA intracommunautaire : FR70102544798

Courriel : contact@dotops.fr

Selon les traitements concernés, HC SOFT intervient :

• soit en qualité de Responsable de traitement ;
• soit en qualité de Sous-traitant, pour le compte de ses clients professionnels.

ARTICLE 2 – CHAMP D'APPLICATION

La présente Politique s'applique aux traitements réalisés dans le cadre :

• du site internet DOTOPS ;
• de la plateforme SaaS, utilisable sur ordinateur et tablette ;
• des parcours d'invitation et de self-service par liens sécurisés ;
• du support client ;
• des démonstrations commerciales ;
• des formulaires de contact ;
• des échanges avec les prospects ;
• des opérations de maintenance ;
• des opérations de sécurité ;
• des journaux techniques.

Elle concerne notamment :

• les visiteurs du site ;
• les prospects ;
• les clients revendeurs et leurs collaborateurs ;
• les entreprises clientes des revendeurs et leurs contacts ;
• les référents de site ;
• les salariés bénéficiaires de dotations, y compris en self-service ;
• toute personne enregistrée dans DOTOPS.

ARTICLE 3 – RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET SOUS-TRAITANT

La plateforme DOTOPS repose sur un modèle B2B.

À ce titre, HC SOFT n'intervient pas toujours dans le même rôle au sens du RGPD.

3.1 HC SOFT agit comme Responsable de traitement

HC SOFT détermine seule les finalités et les moyens des traitements portant notamment sur :

• la gestion des prospects ;
• la gestion commerciale ;
• la facturation ;
• la gestion des abonnements ;
• la gestion des comptes clients ;
• la sécurité informatique ;
• la supervision technique ;
• les journaux d'audit ;
• les statistiques d'utilisation ;
• la maintenance ;
• les obligations comptables et fiscales.

Dans ces cas, HC SOFT agit en qualité de Responsable de traitement.

3.2 HC SOFT agit comme Sous-traitant

Les données saisies dans DOTOPS par les clients revendeurs et leurs propres clients (notamment les informations relatives aux salariés, aux tailles et pointures, aux dotations attribuées ou choisies, aux notes de dotation et aux documents générés) sont traitées exclusivement sur instruction du client.

Dans ce cadre, le client demeure Responsable de traitement, ou agit lui-même en qualité de sous-traitant de ses propres clients selon leur relation contractuelle.

HC SOFT intervient exclusivement comme Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Lorsque le client utilise DOTOPS pour le compte de ses propres clients, il lui appartient de conclure avec eux les accords requis par la réglementation.

Les obligations respectives des parties sont définies dans un Accord de Sous-traitance des Données (DPA).

ARTICLE 4 – CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Selon les fonctionnalités utilisées, DOTOPS peut traiter les catégories suivantes de données.

Données d'identification

• nom ;
• prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone professionnel ;
• fonction ;
• société.

Données de connexion

• identifiant utilisateur ;
• adresse IP ;
• historique de connexion ;
• jetons d'invitation et liens sécurisés ;
• navigateur utilisé ;
• appareil utilisé ;
• journaux techniques ;
• informations d'authentification.

Données relatives aux comptes

• rôles ;
• habilitations ;
• préférences utilisateur ;
• paramètres d'affichage.

Données relatives aux salariés et aux dotations

• entreprise, site de rattachement, service, poste ;
• articles attribués ou choisis ;
• quantités ;
• tailles de vêtements et pointures ;
• profils de dotation ;
• notes de dotation ;
• fiches de colisage et récapitulatifs générés.

Journaux techniques

Afin de garantir la sécurité et la traçabilité de la plateforme, DOTOPS enregistre différents journaux techniques, notamment les connexions, les actions sensibles réalisées, les exports générés ainsi que les interventions du support éditeur.

ARTICLE 5 – FINALITÉS DES TRAITEMENTS

Les données personnelles sont traitées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Ces finalités comprennent notamment :

• fournir la plateforme DOTOPS ;
• gérer les comptes utilisateurs et les invitations ;
• assurer la sécurité des accès ;
• administrer les abonnements ;
• assurer le support ;
• réaliser les sauvegardes ;
• organiser les campagnes de dotation ;
• générer les fiches de colisage et récapitulatifs ;
• assurer la traçabilité des actions et des exports ;
• envoyer les notifications et relances ;
• prévenir les incidents de sécurité ;
• respecter les obligations légales ;
• améliorer la qualité du service ;
• répondre aux demandes des autorités compétentes.

ARTICLE 6 – BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS

Les traitements reposent sur l'une ou plusieurs des bases juridiques prévues par l'article 6 du RGPD :

• l'exécution du contrat ;
• le respect d'une obligation légale ;
• l'intérêt légitime de HC SOFT ;
• le consentement lorsque celui-ci est requis.

Les traitements fondés sur l'intérêt légitime font l'objet d'une mise en balance entre les intérêts de HC SOFT et les droits des personnes concernées.

ARTICLE 7 – SPÉCIFICITÉS RELATIVES AUX DOTATIONS VESTIMENTAIRES

La plateforme DOTOPS est destinée à la gestion des dotations vestimentaires et vêtements de travail.

À ce titre, certaines données présentent des spécificités.

Tailles et pointures

Les tailles de vêtements et pointures des salariés sont collectées dans l'unique but de permettre la commande d'articles adaptés. Elles ne constituent pas des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD et ne sont utilisées à aucune autre fin.

Notes de dotation

Les notes de dotation sont des champs libres permettant de signaler une situation particulière relative à la dotation d'un salarié.

Le client s'engage à ne pas y enregistrer de données sensibles, notamment relatives à la santé des salariés. Toute information de cette nature enregistrée à l'initiative du client relève de sa seule responsabilité.

Droits d'accès limités

Les accès sont limités au périmètre de chacun : un référent de site ne voit que les salariés de son site, et un salarié en self-service ne voit que les articles auxquels il a droit et les tailles disponibles.

ARTICLE 8 – SPÉCIFICITÉS DES TRAITEMENTS LIÉS À LA PLATEFORME

8.1 Invitations et self-service par liens sécurisés

Les utilisateurs et les salariés sont invités par courrier électronique au moyen de liens personnels sécurisés ; aucun mot de passe ne circule par courrier électronique.

Le parcours de self-service des salariés ne nécessite pas la création d'un compte : le salarié accède à sa saisie via un lien personnel sécurisé, à durée de validité limitée, protégé et limité en fréquence d'utilisation.

8.2 Assistance de l'éditeur

Pour les besoins du support, les équipes de HC SOFT peuvent accéder temporairement à un espace client au moyen d'un mode d'assistance borné dans le temps, signalé par une bannière visible et intégralement journalisé (qui, quoi, quand).

8.3 Logos et images

Les logos et images téléversés (revendeur, client) font l'objet de contrôles : formats vérifiés, taille limitée, liens de téléchargement à durée de vie courte.

8.4 Traçabilité des exports

Chaque génération de fiche de colisage ou de récapitulatif est tracée (auteur, nature du document, horodatage), afin de garantir la traçabilité des données extraites de la plateforme.

ARTICLE 9 – DURÉES DE CONSERVATION

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies, sauf lorsqu'une obligation légale impose une durée plus longue.

À titre indicatif :

À l'issue de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne présentent plus d'intérêt juridique, technique ou statistique.

ARTICLE 10 – DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées.

Selon les traitements concernés, elles peuvent être communiquées :

• aux collaborateurs autorisés de HC SOFT ;
• au Client responsable de traitement ;
• aux utilisateurs autorisés du Client ;
• aux distributeurs partenaires autorisés ;
• aux sous-traitants techniques intervenant pour le compte de HC SOFT ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu'une disposition légale l'impose.

HC SOFT ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers.

ARTICLE 11 – SOUS-TRAITANTS

Afin d'assurer le fonctionnement de la plateforme, HC SOFT peut faire appel à des prestataires spécialisés intervenant notamment pour :

• l'hébergement ;
• le stockage sécurisé des données ;
• l'envoi de courriers électroniques ;
• la supervision technique ;
• les notifications ;
• les sauvegardes ;
• la sécurité.

Ces prestataires sont sélectionnés avec soin et sont contractuellement tenus de respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

La liste des principaux sous-traitants est tenue à jour et peut être communiquée aux Clients sur demande ou conformément aux dispositions du DPA.

ARTICLE 12 – TRANSFERTS DE DONNÉES

HC SOFT privilégie l'hébergement et le traitement des données au sein de l'Espace économique européen.

Lorsque certains prestataires sont établis en dehors de cet espace, HC SOFT s'assure que ces transferts sont encadrés conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.

Selon les cas, ces garanties peuvent notamment reposer sur :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne ;
• toute autre garantie appropriée prévue par le RGPD.

ARTICLE 13 – SÉCURITÉ DES DONNÉES

HC SOFT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de garantir un niveau de sécurité approprié au regard des risques.

Ces mesures comprennent notamment :

• le chiffrement des communications ;
• la protection des mots de passe ;
• la gestion des habilitations ;
• l'authentification renforcée lorsque disponible ;
• le cloisonnement des données entre Clients ;
• la journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• des sauvegardes régulières ;
• une politique de gestion des incidents ;
• des procédures de restauration ;
• des contrôles d'accès internes ;
• la sensibilisation des collaborateurs aux exigences de sécurité.

Ces mesures sont régulièrement réévaluées afin de tenir compte de l'évolution des risques, des technologies et des recommandations des autorités compétentes.

ARTICLE 14 – VIOLATIONS DE DONNÉES PERSONNELLES

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, HC SOFT met en œuvre les procédures prévues par le RGPD.

Selon les circonstances, HC SOFT pourra notamment :

• prendre toute mesure destinée à limiter les conséquences de l'incident ;
• informer le Client lorsqu'elle agit en qualité de sous-traitant ;
• notifier la violation à l'autorité compétente lorsque la réglementation l'exige ;
• informer les personnes concernées lorsque cette information est légalement requise.

Un registre interne des incidents de sécurité est tenu conformément à la réglementation applicable.

ARTICLE 15 – COOKIES ET AUTRES TRACEURS

Le Site et la plateforme DOTOPS peuvent utiliser des cookies et autres technologies similaires afin d'assurer leur bon fonctionnement, d'améliorer l'expérience utilisateur, de sécuriser les accès et, le cas échéant, de réaliser des mesures d'audience.

15.1 Catégories de cookies

Les cookies utilisés peuvent appartenir aux catégories suivantes :

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du Site ou de la Plateforme.

Ils permettent notamment :

• la gestion des sessions ;
• l'authentification ;
• la sécurité des connexions ;
• la mémorisation des préférences essentielles ;
• la prévention des attaques informatiques.

Ces cookies ne nécessitent pas le consentement préalable de l'utilisateur lorsqu'ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service.

Cookies fonctionnels

Ils permettent notamment :

• la mémorisation de la langue ;
• le thème d'affichage ;
• certaines préférences utilisateur.

Lorsque la réglementation l'impose, leur dépôt est soumis au consentement de l'utilisateur.

Mesure d'audience

Lorsque des outils de mesure d'audience sont utilisés, ceux-ci sont configurés afin de respecter la réglementation applicable.

Lorsque le consentement est requis, aucun cookie de cette catégorie n'est déposé avant son recueil.

Cookies marketing

À la date de publication de la présente Politique, DOTOPS n'utilise aucun cookie publicitaire destiné à diffuser de la publicité personnalisée.

Si cette situation venait à évoluer, les utilisateurs en seraient informés et leur consentement serait recueilli conformément à la réglementation.

15.2 Gestion des préférences

Lors de sa première visite, l'utilisateur peut :

• accepter l'ensemble des cookies ;
• les refuser ;
• personnaliser ses choix.

Il peut modifier ses préférences à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » accessible depuis le Site.

ARTICLE 16 – DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit d'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la portabilité des données lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions prévues par la législation française.

L'exercice de certains droits peut être limité lorsqu'une obligation légale impose la conservation des données ou lorsque leur traitement demeure nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

ARTICLE 17 – EXERCICE DES DROITS

Toute demande relative aux données personnelles peut être adressée à HC SOFT :

Par courrier électronique : contact@dotops.fr

Par courrier postal :

HC SOFT

520 chemin du Voisinet

71850 Charnay-lès-Mâcon

France

HC SOFT pourra demander tout justificatif permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela apparaît nécessaire afin d'éviter tout accès frauduleux aux données.

Une réponse sera apportée dans les délais prévus par le RGPD.

Lorsque HC SOFT agit uniquement en qualité de sous-traitant, la demande pourra être transmise au Client responsable de traitement ou le demandeur sera invité à s'adresser directement à celui-ci.

ARTICLE 18 – RÉCLAMATION AUPRÈS DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Toute personne concernée dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.

En France, cette autorité est :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 Paris Cedex 07

France

Site internet : https://www.cnil.fr

ARTICLE 19 – DONNÉES DES MINEURS

Le Site et la plateforme DOTOPS sont exclusivement destinés à une clientèle professionnelle.

Ils ne sont pas conçus pour être utilisés par des personnes mineures.

HC SOFT ne collecte pas sciemment de données personnelles concernant des personnes mineures.

Si de telles données étaient portées à sa connaissance, elles seraient supprimées dans les meilleurs délais, sous réserve des obligations légales applicables.

ARTICLE 20 – DÉCISIONS AUTOMATISÉES ET PROFILAGE

DOTOPS ne met en œuvre aucune décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD.

Les fonctionnalités de notification et de relance proposées par la plateforme (ouverture de campagne, rappels de saisie, avancement, etc.) constituent uniquement des outils d'assistance à la décision.

Les décisions finales demeurent sous le contrôle exclusif des utilisateurs habilités.

ARTICLE 21 – MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

HC SOFT peut modifier la présente Politique afin de tenir compte :

• des évolutions législatives ou réglementaires ;
• des recommandations des autorités compétentes ;
• des évolutions techniques de la plateforme ;
• de l'ajout de nouvelles fonctionnalités ;
• de l'évolution des traitements réalisés.

La date de dernière mise à jour figure en tête du document.

En cas de modification substantielle affectant les droits des personnes concernées ou les traitements réalisés, les utilisateurs seront informés par tout moyen approprié avant l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions.

ARTICLE 22 – CONTACT

Pour toute question relative à la présente Politique ou au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter HC SOFT :

HC SOFT

520 chemin du Voisinet

71850 Charnay-lès-Mâcon

France

Email : contact@dotops.fr

Site Internet : https://dotops.fr